應對世博會的諸多不確定性，通過預估系統建立多個預案，并做壓力測試保障在需求達到極端值時供應鏈系統可以支撐。
 
設計多個不同預案——

　　“應對世博會的諸多不確定性，通過預估系統建立多個預案，并做壓力測試保障在需求達到極端值時供應鏈系統可以支撐。”

　　作為上海世博會全球合作伙伴、唯一的飲料供應商可口可樂，盡管之前有運作北京奧運會的經驗，但可口可樂世博項目組副總經理潘秋生坦言：在5月1日開園之前，誰都不知道上海世博會將做成怎樣。

　　與奧運會相比，供應世博會面臨更多的不確定因素。如奧運會比賽場館的容量是可以預計的，而世博會持續時間長，184天期間的人流量變化很大;比賽有時間點，可以從容地補貨，而世博會從早上9點到晚上12點的飲料需求都在動態地變化等。

　　提前布局成為企業更好控制這種不確定局面的應對之策。“產品在園區內的合理調配和及時補充，是企業面臨的最大難題之一。”為世博會提供乳制品的伊利集團張劍秋告訴《中國經營報》記者。伊利做了大量的準備工作，一方面增加倉儲，進行合理儲備，為園區內產品調度奠定基礎。經過前期的努力與多次溝通，在園區內增加了浦東浦西3大庫房，供應能力可輻射整個園區，同時，還在部分銷售點旁邊增加小型倉庫，以確保及時供應。另一方面，強化精確管理，進行統籌安排，適貨、適量、適時供應。我們會根據季節變化、銷售記錄、市場狀況等因素，機動制訂最合適的訂購點、訂購量以及安全存量。伊利現在可以做到某個銷售點的某只產品剛剛賣完，補充配給隨即到位。

　　以冷飲事業部為例，該事業部負責世博園區內的直營體系，即直接面對消費者的43個固定銷售網，100多個流動售賣車,他們將負責統籌該體系內全線產品——包括冷飲、液態奶、酸奶等的供應、售賣和補貨，其他事業部必須全力支持與配合。

　　此外，預測也是供應鏈管理中一個重要的工作，“我們的預估系統非常復雜，包括對人流量、每個人每天喝多少瓶等。我們做了幾個不同的預案，原先我們預估平均每天人流量是38萬人，那么在每人喝1瓶、1.5瓶、2瓶等不同狀況下，我們將如何調整供應鏈系統和零售系統。然后測算極端值，相對極端的狀況是每天55萬人至60萬人，最極端的是預估在每天80萬人，每人喝1瓶、1.5瓶、2瓶等不同狀況下我們的供應鏈系統能否支撐。這相當于銀行的壓力測試，基本上我們能做到在80萬人、每人喝2瓶飲料的情況下，整個系統能支撐2～3天。同時也做過人流量低線預估，因為如果我們的人力、倉庫面積、車輛準備等都按照高線來做，一旦世博會的人流量沒上來，我們的成本就居高不下。”潘秋生說可口可樂當初做了多個靈活應變的體系。

　　可口可樂認為，最大的不確定因素是人流量和天氣對飲用率的影響。不過8月份以來高溫天氣的運營讓可口可樂意識到它的供應不會存在問題，因為它發現當氣溫達到絕對高峰值時人流量會下降，而人流量達到絕對高峰值時氣溫不是最高的。

　　不為人知的是，可口可樂還做消費者飲料偏好預測，以確定進入園區的產品組合。“4月份試運營階段的產品組合是預估值，主要拿上海市各品類的市場份額來判斷，然后每個月都會根據上個月的數據滾動修正我們的供應狀況。”潘秋生舉例說，世博園區內的消費狀況與上海市有些差異，如水與機能水的需求超過預估，占比達到50%，而果汁、茶飲料的實際購買狀況沒有預估理想，占比各在5%以內。

        在預測的基礎上，供應鏈各個環節上的方案開始制定。可口可樂世博項目的整個供應鏈主要由幾部分組成：一是生產，碳酸飲料由上海裝瓶廠負責，果汁、茶等由專門的非碳酸生產廠商提供。二是園區內的倉儲，可口可樂在園區內的總倉庫2號倉庫租用了3000平方米面積，同時在園區的不同區域布局了4個分倉，分倉是為了確保在出現一些大人流量、高氣溫的時間點上，起到緊急配送的作用。三是車輛與人員準備，目前可口可樂整個世博項目組接近2000人，而物流部分就有400多人。

        作為世博會指定物流服務商之一，海程邦達國際物流曾經服務過廣交會、第29屆北京奧運會帆船比賽等大項目經驗，但其總裁唐海坦言：“我們的隊伍提前3個月進駐世博會場館進行強化培訓，因為世博會的業務量不是一個持續、漸進的過程，而具有爆發性、井噴式的增長特點，這就需要工作人員前期與客戶進行大量溝通，以此來預估、掌握貨量的運輸情況。”

　　6小時的物流攻堅戰——

　　“配送工作必須在每晚零點至清晨6點之間完成，這將考驗整個供應鏈的協調配合。”

　　上海世博會提出低碳理念，白天不允許汽車進入園區配送，只有電瓶車擔當緊急補貨任務，所以在每晚的零點至清晨6點之間，各企業都紛紛打響物流配送的攻堅戰。

　　“我們的壓力是必須在短短6個小時之內把整個配送做完，把所有的貨送到客戶及自營的售點，包括各餐飲客戶、企業場館、國家場館，以及固定售點、自動販賣機、手推車等3類可口可樂售點。”潘秋生說要配送的網點很多，而且分散在5.28平方公里面積的園區里。“在每晚零點物流車輛被允許進入園區之前，我們會將所有的分揀動作、裝車動作做完，零點一到所有的車輛都必須出倉庫，場面相當壯觀。這些車輛會按照事先設定好的最佳運輸路線在園區內拜訪不同的客戶，在卸貨、簽收后立馬配送下一個客戶。當一整車的貨送完后再回倉庫裝載，每晚能送2～3車貨。”

　　為了保證在夜晚6小時完成配送，可口可樂有一個非常清楚的訂單流程，具體到幾點之前下的訂單會在幾點送達、幾點之后的訂單會在幾點送達等，它通過電話、E-mail等不同系統接收訂單，并快速做出確認與回復。

　　而擔負起配送重擔的是海程邦達國際物流。它與中國外運集團、泛聯國際貨運一起作為上海世博會指定物流服務商，來為上海世博會提供物流保障。現在海程邦達除了承擔每天上百場演出活動的設備運輸外，主要是食品、飲料等保障品的普貨部分物流和少量冷鏈物流，泛聯國際貨運則主要承擔冷鏈物流。“現在園區每天整體的配送量在2000噸左右，我們差不多承擔了1200噸，而且基本集中在6個小時內完成，難度之大超乎想象。”唐海說。

　　世博局的預約系統要求客戶必須在每天下午5點之前把第二天的計劃告知制定物流供應商的預約團隊，而海程邦達的調度中心會根據所有客戶的計劃，規劃出最佳的派送方案。方案里給出了車輛的運輸路線，具體在什么時間到哪個客戶提哪批貨物等，甚至還規定了車輛停靠的位置、預計的卸貨時間等。

        但實際上，在世博園區之外，圍繞著6小時配送的準備工作早就展開。“由于世博會期間上海地區有交通管制，我們在上海郊區設立了一個面積1萬平方米的外倉，把外地進入的、大宗貨源先運至外倉，然后根據客戶每天的需求，再把貨運到園區內的分撥倉(在園區內租用了兩萬平方米的倉庫)，然后再送到各餐廳、零售網點等。也就是說，在每天晚上7點左右，我們的司機載著貨從郊區的外倉出發，在9:00左右把貨送到分撥倉，隨后進入2～3個小時的分揀，而在零點進入園區配送。”唐海告訴記者。

        與此同時，在6小時之外，企業必須做好緊急補貨的應急預案。上海世博會指定電動車供應商新日電動車副總經理、世博辦公室主任胡剛告訴記者，新日為世博會提供了不少四輪電動物流車，包括冷藏車、保溫車等，所以在6小時之外，企業可以向世博局的調度中心申請電瓶車進行緊急配送。
 
　　供應鏈響應不斷變化的需求——

　　“前期進入常態的需求同樣會發生變化，如進入高溫天氣食品的配送周期要變短等。而為客戶提供個性化服務體現了企業的供應鏈管理能力。”

        “針對世博會供應的每一個環節，我們都有管理手冊——《物流配送管理手冊》。每一個環節都有應急預案，如《物流配送應急預案》，假如在物流運輸中車輛故障后，如何協調應對?各方面資源如何配合，在這里都有詳細規定。”張劍秋說伊利制定了世博應急預案手冊包括：應急溝通反應預案、應急物流調配預案、世博工作人員調配預案等幾十項內容。

        但是抱著應急預案，企業能否就高枕無憂了呢?答案是否定的。因為客戶的需求在不斷地發生變化。

　　目前高溫天氣，伊利世博園區內的供應以冷飲產品為主，包括巧樂茲、冰工廠、大火炬等全國知名品牌。產品供應結構隨時調整，進入暑期以來，減少了奶油口味的產品，增加了冰工廠各系產品的供應，銷售異常火爆。同時，根據入園之后的銷售記錄，伊利在早餐、午餐和晚餐時段，增加了代餐奶，如純牛奶、早餐奶、谷粒多等產品的供應，以滿足游客用餐需要。

        而海程邦達世博項目的保障品部副總經理潘平在意識到食品配送需求的變化后，迅速做出了響應。“8月份進入高溫天氣，前期進入常態的保障品需求發生變化，如食品容易壞，對冷鏈的需求加大，同時我們必須縮短庫存，之前可能是2～3天的庫存，現在有的做到當天到貨當天配送，如面包、點心之類的產品，以及增加白天緊急配送的密度。還有是食品類產品減少配送環節，我們推出直接上門取貨服務，然后直接進入園區內的分撥倉，在倉庫內我們會根據不同產品的不同特性做好溫度控制，倉庫設置不同的溫度區間，每類產品的儲存溫度都有做記錄。”
 
　　尾聲：非常態的管理體系

　　事實上，世博會這樣的大型活動對企業更大的挑戰在于，如何利用供應鏈去主動地迎合消費者的需求。因為一個好的供應鏈管理者會善于發掘客戶不斷出現的需求，并提供相應的服務。

　　“可口可樂等飲料的最好飲用溫度是3℃，現在我們每天賣出4萬～5萬箱左右，按瓶來計算有60萬～80萬瓶，那么如何保證每瓶賣出的飲料都在3℃呢?”潘秋生說可口可樂冰凍化的銷售策略在世博會上遇到前所未有的挑戰。“我們在固定售點可以做到冰凍化，除了有一定數量的冰箱外，這次為了冰凍化還引入了現調機，現調機有一個降溫功能，可以保證在連續打1000杯的情況下出來的飲料在3℃左右。但手推車就有難度，因為沒有保溫功能，所以我們提出了一個方法是在手推車里放入大量的冰塊。每天我們有十幾個人專門負責用車把冰送到各輛手推車上，每天補冰5～6次，同時我們專門租用冷庫儲存了20噸左右的冰，作為應急。”

        在世博會開始1個月之后，海程邦達的員工發現游客購買世博紀念品后攜帶不便，于是他們推出了“輕松逛世博”項目，主要是與賣世博紀念品的商家合作，他們派員工進駐門店收貨、包裝，然后將游客所購買的紀念品郵寄到家里。

　　而這一切都是靠供應商背后的一套特殊的管理體系支撐。海程邦達成立了6大項目組：演出活動項目組、企業館項目組、UBPA項目組、國家館區項目組、國外展館項目組、通關項目組等運籌各方面的需求。“為提高工作效率，降低管理成本，伊利成立了世博事務專項組，在世博會期間獨立運作。該項目組具有獨立決策能力，常設世博事務辦公室，負責統籌各項工作;項目組管理人員有100余人，包括伊利集團領導和五大事業部——原奶事業部、液態奶事業部、奶粉事業部、冷飲事業部核心管理人員，從集團到事業部，至少一名副總級別以上領導直接參與，迅速決策。”伊利張劍秋介紹說，因為伊利是以全線產品服務于世博的多個項目的，比如伊利自身營銷體系：自動售賣機、直營銷售網點;以及世博場館服務，如母嬰服務中心、育樂灣等。所以，伊利的管理體系也是以世博會的各個項目為統籌，在四大產品事業部(液態奶、酸奶、奶粉、冷飲)內實行項目分工，由其負責項目內的全線產品實行垂直管理，其他事業部予以全力配合。
 
　　物流規劃本身就是一出好戲

　　與北京奧運會一樣，上海世博會同樣是一個會展服務供應鏈比拼的大舞臺。主辦方、贊助商和物流服務商仍然要面對活動期間商品的時間規劃、庫存管理、運輸配給、預測協調等問題，需要針對活動地點分散的特點，達到物流服務的專業性。它不僅要精密規劃出世博園區轉運與倉儲中心，還要通過類似汽車物流中的循環補貨(MilkRun)合理配送和回收容器。

        與北京奧運會不一樣，客流量的無序以及漫長展期所面臨的天氣變化尤其對飲料消費的影響，決定了上海世博會物流服務的極端不確定性和復雜性。正如本案例中所闡述的，入園客流量隨時會發生變化，入園后游客進入不同展區、不同展館的行為也是隨機的，這意味著不同零售終端的補貨水平也是不定的。因此，企業進行壓力測試的目的就是為了保證供應產品的合理分配，盡量減少贊助商產品的供應成本。加之上海地區天氣影響因素，更加促使世博會強化了對物流服務商在空間和需求兩方面的突發反映能力。如何在特定時空內提供高效、準確、及時的快速響應服務，不僅考驗著展會組織方、贊助方，更加凸顯物流服務商的供應鏈規劃協調能力。

　　而這6個小時的寶貴配送時間，需要處理訂單、分揀理貨、調度車輛、規劃路線等諸多物流運作步驟，所以前提保證就是訂單流程的清晰化和信息傳遞的暢通化。

　　當上海世博會圓滿閉幕的那一刻，我們相信回收物流工作同樣會上演著精彩……